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我們一定要開會(huì)?!
發(fā)布時(shí)間 : 2010-09-10 08:59:11 來源 : 金站網(wǎng) 瀏覽次數(shù) :
開會(huì)的玄機(jī)企業(yè)為什么要開會(huì)，開會(huì)的本質(zhì)是什么?為什么要有“會(huì)議”這一組織行為?在電話、網(wǎng)絡(luò)公示、郵件、內(nèi)部即時(shí)通訊等溝通工具之外，為什么開會(huì)這一溝通形式還是必不可少的?會(huì)議的傳播學(xué)、心理學(xué)意義何在?如果說開會(huì)是為了協(xié)調(diào)各方資源，那么為了達(dá)到這個(gè)目的開會(huì)是不是最好的方式?還有哪些方式?開會(huì)的成本是什么?
對(duì)開會(huì)進(jìn)行組織行為學(xué)分析，無可避免地涉及到公司政治。請(qǐng)注意，“政治”是一個(gè)中性詞，公司政治就是公司組織結(jié)構(gòu)的一種體現(xiàn)。而開會(huì)作為企業(yè)生活的最重要和最常見的形式之一，無疑是公司內(nèi)部一個(gè)展示公司政治的大舞臺(tái)，是部門利益、個(gè)人利益角力的一個(gè)最明顯的平臺(tái)。
開會(huì)，是不是組織者事先預(yù)想好、只是現(xiàn)場(chǎng)導(dǎo)演的一場(chǎng)大戲?從企業(yè)及組織者角度，開會(huì)和組織有效性相關(guān)，如何開會(huì)才能對(duì)時(shí)間和工作效能最有效地分配?從個(gè)人角度，開會(huì)和組織資源和人際影響力相關(guān)，如何才能利用會(huì)議最大程度發(fā)揮個(gè)人影響力并取得更多資源?
“開會(huì)與公司組織”這一系列的目的，不是為教大家如何開會(huì)，也不是技術(shù)性地培訓(xùn)企業(yè)管理人員，而是將“開會(huì)”放在企業(yè)組織、公司人行為和職場(chǎng)生態(tài)的視角下分析，讓我們來看看開會(huì)的“玄機(jī)”。
偉大的開會(huì)
開會(huì)是一項(xiàng)偉大的發(fā)明，因?yàn)樗憩F(xiàn)了兩個(gè)以上生物個(gè)體的溝通行為(沒聽說倆人聊天叫開會(huì)的，不管聊的話題有多重要)以及由此可能產(chǎn)生的協(xié)同行為(社會(huì)產(chǎn)生于協(xié)同)，更重要的是它還有一套程序，讓信息按照不同的順序和方法發(fā)出、傳遞與消化。
人之社會(huì)性是從開會(huì)誕生，這話并不夸張。以狩獵為例，與狼群相比，按理說人這種纖弱的動(dòng)物是不會(huì)自以為是地去攻擊猛犸和野牛的，但人通過會(huì)議的協(xié)商而實(shí)現(xiàn)協(xié)作以超越個(gè)體的能力。人類究竟通過哪次重要的會(huì)議獲得了獵殺猛犸的能力，這無從考證，不過人類確乎有一種超越所謂社會(huì)性動(dòng)物(比如螞蟻，它們的社會(huì)性遵從基因與激素，不會(huì)創(chuàng)造新東西)之上的特質(zhì)。吃喝拉撒歡樂恐懼，你不過是完成與其他生物類似的行為，而開會(huì)則意味著人性的誕生。所以那些為了加班開會(huì)而心碎不已的人們，實(shí)在是應(yīng)該為了一種崇高之情而驅(qū)走郁悶與困乏。
人類的歷史是由技術(shù)、戰(zhàn)爭(zhēng)還是圣人的智慧推動(dòng)的?在我看來，莫如說都是由開會(huì)推動(dòng)的，因?yàn)槿祟惖臍v史不可能源于一個(gè)人的決策，哪個(gè)偉大的決議與宣言不是經(jīng)過了吵吵嚷嚷、插科打諢、面紅耳赤以及各種茶歇零食而誕生的?現(xiàn)代社會(huì)，至少是一部現(xiàn)代社會(huì)的小說，往往是由開會(huì)粘合或者打碎的。
而開會(huì)的偉大之處還在于，在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，我們還沒有創(chuàng)造出一種信息技術(shù)框架可以代替面對(duì)面的會(huì)議，當(dāng)代傳播學(xué)在這一點(diǎn)上留下了一個(gè)尷尬的空白。
開會(huì)與傳播學(xué)
我們創(chuàng)造了很多可以代替面對(duì)面交流的方式，令所有的溝通需求都可以無時(shí)無刻得到滿足，但我們?nèi)耘f不能取代會(huì)議。隨著新的溝通方式在速度與效率上的增長(zhǎng)，新的交通方式也在速度與效率上不斷增長(zhǎng)，會(huì)議規(guī)模與數(shù)量也呈指數(shù)增長(zhǎng)。
一個(gè)偉大的銷售的標(biāo)配行為，是要趕最早班飛機(jī)到達(dá)客戶所在的城市，會(huì)議結(jié)束后中午班機(jī)返回，從而通過下午的公司會(huì)議形成對(duì)客戶需求的第一時(shí)間響應(yīng)。套用一句老話，職場(chǎng)人生不是在開會(huì)就是在去開會(huì)的路上。所有大公司的會(huì)議室都不夠用，預(yù)定起來比全聚德的位子都難，現(xiàn)在還有人創(chuàng)業(yè)去搞大公司日常會(huì)議外包服務(wù)。當(dāng)然，中國(guó)飛速發(fā)展的高鐵也給那些旅途中的會(huì)議創(chuàng)造了條件。
我們每天攜帶和使用那么多強(qiáng)大的溝通工具，面對(duì)面，真的還那么重要嗎?實(shí)在令人遺憾，還沒有哪種溝通方式可以代替或者再現(xiàn)面談的效用。
除了極富想象力沖動(dòng)的戀人之外，迄今還沒有人覺得電話可以如睹真人，電話只適合簡(jiǎn)短信息或無意義信息(比如情話)的傳遞，要點(diǎn)超過三個(gè)，我一般都會(huì)選擇寫短信。有沒有體會(huì)到這樣的情況呢，放下電話，卻不知道說了什么，或者不知道該如何行動(dòng)。另外的例子在于通過電話溝通一件事情，人的情緒很不容易淡定，以馬景濤的方式咆哮聽筒的大有人在。不得不承認(rèn)，溝通的需求雖然不斷增加，但“隨時(shí)隨地地釋放你的溝通欲望”之類只求一個(gè)快字的需求對(duì)于溝通來說還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，就像喝茶所帶來的默默不語一樣，有時(shí)候溝通需要慢下來才有意義。
網(wǎng)絡(luò)文字溝通的方式之所以取代了部分電話的功能，在于延遲性的回復(fù)可以使得交流者有充分的思考時(shí)間，但網(wǎng)絡(luò)溝通人數(shù)的增加往往會(huì)極大降低交流的效率。所以，如果郵件無法溝通清楚一件事情，而電話一對(duì)一的溝通又讓你感到疲憊的時(shí)候，就應(yīng)該召開一次會(huì)議了，大家同處一個(gè)空間。
眼神的交流在溝通之中是起主導(dǎo)作用的方式，甚至超過很多過渡性與迂回性的語言溝通，你的發(fā)言是不是引起對(duì)方興趣，是不是得到了準(zhǔn)確傳達(dá)，一邊說一邊看著對(duì)方的眼睛，答案已經(jīng)基本清楚。眼神、笑容、甚至鼻孔微微的翕動(dòng)，這都飽含著意義，甚至是更為準(zhǔn)確的意義。這都包括在身體語言當(dāng)中，你的身體騙不了人，一個(gè)在開會(huì)當(dāng)中走神或者通過不斷變化坐姿釋放不耐煩情緒的人，可能剛剛在郵件里對(duì)你說“保證完成任務(wù)”，其實(shí)，他完成不了，至少不愿意完成。
當(dāng)然，開會(huì)的意義絕不局限于通過身體語言揣測(cè)隱含意圖這一消極的方面，會(huì)議也會(huì)提供一種創(chuàng)造性的環(huán)境。人是社會(huì)性動(dòng)物，只有多個(gè)人的合作，才能令人類可以擊敗強(qiáng)大的猛犸。人的精神創(chuàng)造活動(dòng)也是如此，哲思玄想，固然需要孤獨(dú)寂靜的氛圍，但即便是佛家也有多人參與的公案辯經(jīng)，實(shí)在也是希望通過“會(huì)議”的形式，激發(fā)新的靈感。會(huì)議作為一種整體溝通氛圍，利用了人類的協(xié)奏與共鳴的能力。這更像那種即興演奏、相互陪襯的音樂，每一次都獨(dú)特不同，產(chǎn)生新的意義和價(jià)值。
總結(jié)來說，現(xiàn)代“溝通技術(shù)”的高速發(fā)展一直沿著兩個(gè)方向在進(jìn)行，其一是尋求代替面對(duì)面的交流，其二是使得面對(duì)面的交流更為容易，但由于現(xiàn)代溝通技術(shù)本身也創(chuàng)造了更多的溝通內(nèi)容與溝通需求，這兩大需求甚至更為強(qiáng)烈了，而第二大需求更為明確，因?yàn)榧幢闶钱?dāng)代人的夢(mèng)想，也還是在須臾之間，來到希望見面的人身旁。
